Rechnungsleser

XRechnung in PDF umwandeln

Zieh die XRechnung (XML-Datei) in das Fenster und speichere sie über „Export“ → „Drucken / PDF“ als PDF. Die Datei bleibt dabei auf deinem Rechner. Kostenlos und ohne Konto.

Kostenlos und ohne Konto. Die Datei wird in deinem Browser gelesen und geprüft und nicht hochgeladen.

So wird aus der XML-Datei ein PDF

  1. Zieh die XRechnung in das Fenster oben oder klick auf „Datei wählen“. Mehrere Dateien gehen auf einmal.
  2. Klick rechts über der Rechnung auf „Export“ und dann auf „Drucken / PDF“.
  3. Wähl im Druckdialog als Ziel „Als PDF speichern“ und klick auf „Speichern“. In Safari auf dem Mac findest du die Option unten links unter „PDF“ → „Als PDF sichern“.

Keine XRechnung zur Hand? Probier es mit der Beispielrechnung.

Was im PDF steht

Das PDF zeigt die Rechnung in der offiziellen Darstellung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), mit der auch Behörden ihre Eingangsrechnungen lesen. Jeder Bereich beginnt auf einer neuen Seite:

  • Übersicht: Käufer, Verkäufer, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Zahlungsdaten.
  • Details: alle Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz.
  • Zusätze: weitere Angaben wie Lieferung, Vertragsnummern oder Bemerkungen.
  • Anlagen: die Namen der eingebetteten Dateien. Die Dateien selbst lädst du im Viewer unter „Anlagen“ herunter.
  • Laufzettel: die Bearbeitungshistorie, die Eingangsplattformen der Verwaltung ergänzen.

Das PDF ersetzt die XRechnung nicht

Das PDF ist eine Lesefassung, etwa für die Freigabe im Team, für die Ablage oder für jemanden ohne passendes Programm. Die Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes bleibt die XML-Datei. Aufbewahren musst du sie acht Jahre lang im Format, in dem sie angekommen ist (§ 14b UStG). Leg das PDF deshalb neben die XML-Datei, nicht an ihre Stelle.

Rechnungsleser verändert die XML-Datei nicht. Wenn du sie aus dem Viewer brauchst, speichert „Export“ → „XML speichern“ sie unverändert.

Vor dem Speichern prüfen

Beim Öffnen prüft Rechnungsleser die XRechnung mit den offiziellen Regeln der KoSIT. Oben stehen Absender, Betrag, Fälligkeit, Konto und das Ergebnis der Prüfung. Meldet die Prüfung Fehler, bitte den Absender um eine korrigierte Rechnung, bevor du sie bezahlst oder weitergibst. Was die Meldungen bedeuten, steht unter E-Rechnung prüfen.

ZUGFeRD und Factur-X

Ein ZUGFeRD-PDF ist schon ein PDF, das du in jedem PDF-Programm lesen kannst. Die Rechnungsdaten stecken zusätzlich als XML in der Datei. Rechnungsleser zeigt dir dieses XML in derselben Darstellung wie eine XRechnung, so siehst du, ob es zum sichtbaren PDF passt. Mehr dazu im ZUGFeRD-Viewer.

Ohne Upload

Viele Online-Konverter laden die Rechnung auf ihren Server. Rechnungsleser liest und rendert sie mit JavaScript in deinem Browser, auch das PDF erzeugt dein Browser selbst. Der Server liefert nur das Programm und die Stylesheets der KoSIT aus und sieht die Rechnung nie. Mehr in der Datenschutzerklärung.

Fragen

Kostet das Umwandeln etwas?

Nein. Öffnen, Prüfen und Speichern als PDF, XML oder HTML sind kostenlos, ohne Mengengrenze und ohne Konto. Pro (29 € einmalig) ergänzt den GiroCode für die Banking-App, den Prüfbericht als PDF und den Export als CSV und JSON.

Kann ich mehrere XRechnungen auf einmal umwandeln?

Du kannst alle auf einmal in das Fenster ziehen und links zwischen ihnen wechseln. Als PDF speicherst du jede einzeln über „Drucken / PDF“. Für eine Liste aller Rechnungen in Excel gibt es mit Pro eine CSV mit allen geöffneten Rechnungen.

Geht das auch auf dem Mac oder dem Handy?

Auf dem Mac ja, in Safari, Chrome, Firefox und Edge. Auf dem Handy öffnet und prüft der Viewer die Rechnung auch, zum Speichern als PDF ist ein Rechner bequemer.

Kann ich umgekehrt aus einem PDF eine XRechnung machen?

Nein. Eine XRechnung erstellt der Rechnungssteller mit seinem Rechnungsprogramm oder seiner Buchhaltungssoftware. Aus einem eingescannten oder normalen PDF wird durch Umwandeln keine E-Rechnung.

Die Datei lässt sich nicht öffnen. Was nun?

Rechnungsleser öffnet XRechnung und Peppol als XML (UBL oder CII) sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs. Erscheint „Diese Datei ist keine E-Rechnung“, ist es zum Beispiel eine andere XML-Datei. Frag dann den Absender nach der Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD.